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Organisation
- Ansprechpartner für die Belange der Projektmitarbeiter
- Strukturieren und Führen der Projektablage
- Allgemeine organisatorische Tätigkeiten (z. B. Organisation von Dienstreisen, Schulungen und Teamevents)
- Erstellung und laufende Pflege der Anwesenheitsliste
- On- und Offboarding von Projektmitarbeitern
- Anlage und Pflege der Projekthomepage
- Vorbereitung und Mitwirkung bei der Erstellung von Verträgen
- Erstellen von Bestellanforderungen und Bestellungen inkl. Angebotseinholung
- Kaufmännische Rechnungsprüfung
- SAP Dateneingabe und –auswertung
Terminmanagement
- Vorbereitung von Präsentationen (z.B. Projektstatus, Lenkungskreis)
- Überwachung des Projektfortschritts und Terminverfolgung
Kommunikation
- Sicherstellen des eines reibungslosen Informationsflusses von und zu den Projektbeteiligten
- Erstellung und Etablierung eines Kommunikationskonzepts im Projekt
Besprechungswesen
- Managementgerechte Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Projektterminen
- Protokollführung bei Gremien und Jour Fixe-Terminen
Qualitätssicherung
- Erstellung und laufende Pflege von Projektplänen
- Erstellung und Anpassung des Meilensteinplans entsprechend der Projektpläne
- Erstellung, Abstimmung und laufende Pflege des Projekthandbuchs
- Koordination der Projektaufgaben
- Budget- und Ressourcencontrolling
- Reporting und Dokumentation der Projektabläufe
- Pflege der Projektdatenbank
- Mentoring, Coaching und Training der Projektmitarbeiter
- Risikolisten laufend aktuell halten, Nachträge veranlassen sowie Tracking der Risiken
- Laufende Pflege der Finanz- und Kapazitätsplanung
- Projektorganigramm laufend aktuell halten und Nachträge veranlassen
- Dokumentenstruktur etablieren, laufend aktualisieren, Dokumente zuordnen
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