Projektassistenz & PMO

Organisation

• Ansprechpartner für die Belange der Projektmitarbeiter
• Strukturieren und Führen der Projektablage
• Allgemeine organisatorische Tätigkeiten (z. B. Organisation von Dienstreisen, Schulungen und Teamevents)
• Erstellung und laufende Pflege der Anwesenheitsliste
• On- und Offboarding von Projektmitarbeitern
• Anlage und Pflege der Projekthomepage
• Vorbereitung und Mitwirkung bei der Erstellung von Verträgen
• Erstellen von Bestellanforderungen und Bestellungen inkl. Angebotseinholung
• Kaufmännische Rechnungsprüfung
• SAP Dateneingabe und –auswertung

Terminmanagement

• Vorbereitung von Präsentationen (z.B. Projektstatus, Lenkungskreis)
• Überwachung des Projektfortschritts und Terminverfolgung

Kommunikation

• Sicherstellen des eines reibungslosen Informationsflusses von und zu den Projektbeteiligten
• Erstellung und Etablierung eines Kommunikationskonzepts im Projekt

Besprechungswesen

• Managementgerechte Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Projektterminen
• Protokollführung bei Gremien und Jour Fixe-Terminen

Qualitätssicherung

• Erstellung und laufende Pflege von Projektplänen
• Erstellung und Anpassung des Meilensteinplans entsprechend der Projektpläne
• Erstellung, Abstimmung und laufende Pflege des Projekthandbuchs
• Koordination der Projektaufgaben
• Budget- und Ressourcencontrolling
• Reporting und Dokumentation der Projektabläufe
• Pflege der Projektdatenbank
• Mentoring, Coaching und Training der Projektmitarbeiter
• Risikolisten laufend aktuell halten, Nachträge veranlassen sowie Tracking der Risiken
• Laufende Pflege der Finanz- und Kapazitätsplanung
• Projektorganigramm laufend aktuell halten und Nachträge veranlassen
• Dokumentenstruktur etablieren, laufend aktualisieren, Dokumente zuordnen